Tietosuojaseloste
Päivitys 19.5.2024
Rekisterinpitäjä: TTM Factory Oy
Postiosoite: TTM Factory Oy, Kantolantie 4, 30420 Forssa
Puhelinnumero: 0503387887
Käyntiosoite: Somerontie 206, 30100 Forssa
Rekisteriin liittyvät tiedustelut: info@ttmfactory.com
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:
– Tilaus-, palveluasiakkuussopimukset
– Lainsäädännön vaatimukset muun muassa kirjanpitoaineiston säilytyksestä
– Yrityksen oikeutettu etu kehittää ja parantaa palveluja, tuotevalikoimaa ja verkkosivustoa. Katsomme, että henkilötietojen rajoitettu käsittely liiketoimintamme kehittämiseksi tuottaa myös asiakkaalle enemmän hyötyä kuin haittaa.
Henkilötietoja käsitellään sopimusten ja lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, palveluiden laadun varmistamiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi, personoidun markkinoinnin mahdollistamiseksi sekä yhteyden pitämiseksi asiakkaaseen.
Käsitellyt henkilötiedot:
• Asiakkaan nimi
• Osoite, postinumero ja -toimipaikka
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Asiakasnumero
• Ajoneuvon rekisteritunnus
Säännönmukaiset tietolähteet:
- Huoltolomake
- Varaosien tiedustelulomake
- Asiakkaan luovuttamat henkilötiedot
• Asiakkaalle tehtävän palvelutyön yhteydessä luovuttama rekisteritunnustieto
• Kolmannelta osapuolelta saatava informaatio, jonka avulla päivittämme asiakasrekisterissä olevia nimi-, osoite- ja puhelinnumerotietoja
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, profilointi ja säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. TTM Factory Oy huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.
Asiakastietoja voidaan käyttää analytiikka- ja personointitarkoituksiin kolmansien osapuolten kanssa.
Tarvittaessa tietoja luovutetaan myös viranomaisille. Viranomaispyyntö informoidaan myös rekisterissä olevalle asiakkaalle, mikäli se on lain mukaan sallittua.
Toimitamme asiakastietoja tietosuojaselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:
• Sähköpostimarkkinointikumppanille
• Kuljetusliikekumppanille, jos tilauksen valittu toimitustapa on kuljetus lähimpään Postiin tai Matkahuollon noutopisteeseen
• Tuotteen toimittajalle, jos asiakas tilaa sähköisen lisenssin tai suoratoimitustuotteen
• Huoltoyhtiölle voidaan välittää takuuhuollon yhteydessä tuotteen tilaukseen liittyviä tietoja
• Tullille, tuotteita verottomana ostettaessa
• Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
• Maksuvälittäjälle maksutapahtumien suorittamiseen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
TTM Factory Oy käsittelee henkilötietoja Suomen kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen suojaaminen on liiketoimintamme keskeinen osa. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen antaminen on etämyyntiä koskevan sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Henkilötiedot säilytetään kanta-asiakasrekisterissä asiakassuhteen päättymiseen asti tai minimissään kuusi vuotta.
Ostotapahtumiin, palautuksiin ja laskutukseen liittyvien tositteiden säilytys
Tositemateriaali säilytetään voimassa olevan kirjanpitolain mukaisesti tilikauden päättymisen jälkeen alkavan seuraavan kalenterivuoden alusta lukien kuusi vuotta. Reklamaatioasioiden käsittelemiseksi tarpeelliset tiedot sekä oikeusvaateisiin liittyvät tiedot säilytetään asian käsittelyn kannalta edellytetyn ajan, joka tyypillisesti ei ylitä kuutta vuotta..
ATK-pohjainen asiakasjärjestelmä
Ainoastaan määrätyillä TTM Factory Oy:n henkilökunnalla ja TTM Factory Oy:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasjärjestelmän tietoja. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat. Henkilökunta voi käyttää asiakasjärjestelmän tietoja vain tehtävän vaatimalla tavalla. Rekisteriä saavat käyttää ainoastaan henkilöt, jotka tarvitsevat sitä toimenkuvassaan. Rekisteriä käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteröidyn oikeudet
• Rekisteriin kuuluva asiakas voi muokkauttaa henkilötietojaan sekä pyytää tallennetut tietonsa osoitteesta: info@ttmfactory.com. Sähköpostitse pyydetyt tallennetut tiedot toimitetaan sähköisesti. Tietojen muokkaus tai niiden toimittaminen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
• Rekisteriin kuuluva henkilö voi pyytää tietonsa kirjallisena osoitteesta: TTM Factory Oy, Kantolantie 4, 30240 Forssa. Tietojen toimittaminen postitse edellyttää henkilöllisyyden todistamista. Pyynnöstä tulee ilmetä: nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus toimitetaan asiakkaan osoitteeseen.
• Kuka tahansa rekisteriin kuuluva henkilö saa vaatia tietojensa poistamista tai tietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituin edellytyksin. Mikäli rekisteröity kokee, että tietosuoja-asetusta ei noudateta hänen henkilötietojensa käsittelyssä, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn velvollisuudet ja vastuut
• Asiakkaaksi rekisteröityvä henkilö vastaa liittymisen yhteydessä annettujen tietojen oikeellisuudesta ja hänen on pidettävä tiedot ajan tasalla
Tietosuojaselosteen päivitykset
Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden tehdä ajoittain päivityksiä tietosuojaselosteeseen. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, informoimme muutoksista, sekä niihin liittyvistä laillisista käsittelyperusteista.